La capacidad analítica del ERP, clave para la distribución mayorista
En momentos como los que vivimos con la COVID-19, el entorno de la distribución ya sea mayorista o minorista, se enfrenta a grandes desafíos globales. No solo a los cambios súbitos de la demanda en un momento concreto, también a la complejidad de hacer inventario o a las continuas fluctuaciones de la cadena de suministros. Integrar y automatizar ha sido clave para que la industria pudiera seguir operando y para que los responsables hayan podido seguir teniendo el control y tomar decisiones sobre la marcha.
Gestionar los niveles de inventario conforme a unas pautas previamente establecidas, controlar los pedidos, el stock, los precios, la facturación, y, todo lo necesario para optimizar los procesos comerciales en el entorno de la distribución, no ha sido un trabajo sencillo. Los ERP han automatizado, agilizado y proporcionado la información que necesitaban los negocios para seguir operando en un entorno tan complejo como el que vivimos.
Más allá de esos momentos de estrés comercial y social, los mayoristas han podido dar estabiliad a sus negocios a base de garantizar la flexibilidad, la eficiencia y la continuidad de sus operaciones. Y lo han hecho apoyándose en información precisa y disponible en tiempo real lo que les ha permitido, además, identificar necesidades y abordarlas con rapidez.
Pablo Couso, director comercial de Datisa dice que “tras estos meses de impacto hemos sacado algunas conclusiones que ayudarán al sector a ser más competitivo en adelante. Por un lado, hemos visto claramente la importancia de la estrategia e-commerce y la necesidad de darle soporte vía integración con el ERP. Y, por otro lado, hemos identificado la necesidad de trabajar sobre las experiencias de compra: de cliente, de diseño de la tienda física y digital, de los recorridos reales y virtuales por el establecimiento, etc.
En este sentido, cabe destacar el papel estratégico que han desempeñado los sistemas de gestión analítica que proporcionan los ERP y que han ayudado a controlar la rentabilidad de las diferentes áreas de negocio. Un “detalle” que resulta especialmente relevante en un sector con márgenes muy bajos y en un contexto crítico en el que las decisiones se han tenido que tomar en tiempo real.
Por eso, disponer de la información, continuamente actualizada ha servido para invertir en nuevas líneas de negocio o, bien, para derivar recursos a entornos concretos. “El control de los resultados, la integración de diferentes herramientas con los aplicativos ERP, la movilidad, la conectividad remota, el papel de las centrales de compras o la capacidad que ha mostrado la industria para asociarse y buscar soluciones conjuntas, han sido algunas de las lecciones que hemos aprendido del COVID-19”, continúa diciendo Pablo Couso.
Si hablamos minuciosamente de los roles y características de un ERP que han sido determinantes en la industria de la distribución mayorista durante los últimos meses, sin duda, deberíamos mencionar, desde la gestión comercial hasta la gestión del almacén, pasando por las áreas de contabilidad y finanzas, el entorno comercial o la gestión de inmovilizados. “La clave está en contar con una solución modular que proporcione una amplia cobertura funcional y que permita un uso flexible, racional y sencillo”.
Mantener el índice de existencias necesario, minimizando el riesgo de desabastecimiento, rastrear miles de pedidos, ahorrando tiempo y recursos o reducir al máximo los costes generales, sin menoscabar el servicio ni la atención al cliente, son solo algunos de los “efectos positivos” del ERP en el entorno de la distribución mayorista.
Y, en términos generales, desde Datisa se apuntan también algunas otras ventajas estratégicas para los negocios del sector que utilizan un ERP para gestionar sus procesos:
- Visibilidad. En la industria de la venta y distribución mayorista es necesario rastrear muchas actividades y productos. Para mantenerse en el nivel de competitividad óptimo, incluso en las situaciones de mayor adversidad, las organizaciones deben tener acceso a una imagen completa de todo su negocio. La visibilidad en tiempo real proporciona una productividad mejorada y, también, optimiza los tiempos. Permite controlar todo lo que sucede en cada una de las áreas que componen la cadena de suministro, desde la compra y el almacenamiento de existencias, hasta la entrega y facturación de los pedidos, es decir, todo lo que impacta en el ciclo comercial.
- Gestión de inventario. Aunque suena repetitivo, es uno de los aspectos más relevantes sobre los que la industria mayorista puede mejorar sus ratios de rentabilidad y eficiencia. Es importante tener stock suficiente, pero no exceder ni en cantidad ni en tiempo de almacenamiento. Con un ERP es más fácil automatizar la gestión de inventario y eliminar el papel de cualquier tipo de transacción, facilitar la trazabilidad y optimizar el espacio dentro del almacén. Hay algunos ERP como el de Datisa que permiten realizar operaciones de inventario de manera ágil y flexible, adaptándose a cualquier escenario logístico y garantizando el mantenimiento óptimo de la cadena de suministro, así como el conocimiento del valor exacto de los almacenes.
- Capacidad de respuesta a cambios en la demanda. Teniendo en cuenta la situación que vivimos, aunque resulte paradójico, es más importante que nunca, disponer de unas herramientas adecuadas que nos ayuden a establecer las estrategias más apropiadas. Por supuesto, la planificación será flexible, pero, proporcionará una hoja de ruta, o, cuanto menos, un objetivo claro sobre cómo abordar las demandas de los clientes de la mejor manera posible. Sin duda, las capacidades de planificación que proporcionan los ERP permiten mejorar la forma en la que se almacenan los productos en el almacén, pero también, ajustar el nivel de stock, minimizar los costes y, ajustar oferta y demanda.
En definitiva, hay una larga lista de tareas que pueden mejorarse con la aplicación de un ERP, desde la gestión de catálogos, la cuenta de clientes, o la administración de pedidos, hasta el servicio de atención al cliente o la toma de decisiones, gracias a los informes y la capacidad de análisis que proporcionan.
Sobre Datisa
Datisa es uno de los principales desarrolladores de software de gestión empresarial para pymes en España. El ERP de Datisa, disponible también para entornos Cloud y modelos SaaS, ofrece una completa gama de soluciones que incluyen aplicativos financieros, de gestión comercial y compras, y programas para el control de la facturación y del almacén. Su objetivo es ayudar a las pymes a gestionar con eficiencia sus procesos financieros y administrativos ofreciendo soluciones innovadoras, diferentes y con valor añadido.
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