Mecanizar los documentos comerciales: una necesidad para las pymes
Crear un documento, archivarlo, utilizarlo conforme a las necesidades de cada momento o eliminarlo si procede cuando no se consulta de forma regular o cuando ha prescrito su validez operativa, informativa y/o legal, son algunas de las muchas funciones asociadas a los documentos comerciales que manejan cualquier tipo de organizaciones.
Su gestión no siempre es sencilla cuando intervienen varios agentes, el número de documentos es elevado o, simplemente, cuando no hay demasiados recursos en las áreas de gestión correspondientes.
Madrid 27 de junio de 2019.- En un momento en el que prima la velocidad, la transparencia y la seguridad, es importante trasladar a las pymes -también al resto de organizaciones de mayor tamaño- la necesidad de imprimir una gestión ágil, flexible y, sobre todo, eficiente. En el entorno comercial, en concreto, cualquier acción y decisión que se ponga en práctica deberá llevar añadido el sello de la calidad y el servicio, tanto de cara al cliente, como en lo que respecta al propio funcionamiento interno.
Por otro lado, lo que hace años era una tendencia, la oficina sin papeles, es hoy, prácticamente una realidad -en mayor o menor medida- en el seno de muchas pymes. En el apartado comercial en concreto, se genera gran cantidad de documentos que deben ser consultados regularmente y, más aún, conservados por un período de tiempo concreto -algunos durante varios años-. En este sentido, la aportación de un software ERP es clave, tanto para su almacenamiento, como para su seguridad. También aplica a la colaboración y al ahorro.
Por lo tanto, además de las múltiples funcionalidades para mejorar la operativa de todo el ciclo comercial que incluyen estos aplicativos, destaca su aportación para mejorar la colaboración interdepartamental, ya que, entre otras cosas, permite compartir documentos entre varios usuarios, proporcionando siempre la última versión, de los mismos. Documentos que se archivan en formatos electrónicos, con plena validez jurídica, y a los que se puede acceder de manera rápida y segura. Si el sistema se aloja en la nube, el acceso será, además, efectivo en cualquier momento, en cualquier lugar y, a través de cualquier dispositivo.
En concreto, todo lo que tiene que ver con los documentos que intervienen en el proceso comercial deberá ser tratado con especial minuciosidad porque todos ellos dejan constancia de las operaciones que se han llevado a cabo. Albaranes, recibos, presupuestos, facturas, etc. individualizan a los actores que intervienen en un proceso concreto y son, en sí mismos, una prueba fehaciente que consultar en caso de que se produzca cualquier incidencia.
Por lo tanto, al ser activos que respaldan la precisión de todas las operaciones comerciales, su gestión debe hacerse con sumo cuidado. Mejor, como explica Isabel Pomar, CEO de Datisa si se automatizan las tareas asociadas a la gestión de cualquier documento comercial porque, además de imprimir mayor agilidad a los procesos, proporciona una mayor seguridad de la información que se maneja.
Vista la importancia de gestionar de manera eficiente y ágil los procesos de mecanización de documentos del ciclo comercial, la utilización de un ERP de gestión de recursos empresariales se presenta como la principal herramienta para garantizar la seguridad y la velocidad que necesitan dichos procesos. En este sentido, un ERP facilita el diseño y utilización de fórmulas automáticas de modificación de precios, la asignación automática de precios de compra y venta, el cálculo de descuentos o la elaboración automática de pedidos a proveedores ya sea por mínimos, por previsión de ventas, por reposición o por pedidos de clientes.
Además, estos aplicativos ayudan a incorporar fácilmente a los albaranes, pedidos, presupuestos, plantillas de texto o agrupaciones, a trabajar con los albaranes de salida, ya sean periódicos, colectivos, desde presupuestos o desde pedidos, a proceder a las regularizaciones: existencias a cero, Importar ASCII documentos completos o reducidos, a utilizar los códigos de barras o a realizar el seguimiento y control de almacén en entornos móviles.
Por lo tanto, mecanizar aquellas tareas en las que intervienen cualquier tipo de documentos del ciclo comercial, ayuda a ahorrar tiempo, minimizar el margen de error y a optimizar los recursos empleados. Aplicar de manera automática los precios y los descuentos y gestionar de una manera ágil todos estos documentos, mejorará el nivel de competitividad de las organizaciones y, sin duda, proporcionará un mejor servicio tanto a clientes, como a proveedores y, por supuesto, a las diferentes áreas que componen la organización y que, directa o indirectamente, tienen que utilizar cualquier documento comercial.
Mecanizar, además, impulsa la eliminación del papel y el almacenamiento digital de documentos con el consiguiente ahorro que supone. Aporta más rapidez, ya que la información necesaria se coloca a golpe de click, más fiabilidad y, más calidad de los procesos comerciales.
Sobre Datisa
Datisa es uno de los principales desarrolladores de software de gestión empresarial para pymes en España. El ERP de Datisa, disponible también para entornos Cloud y modelos SaaS, ofrece una completa gama de soluciones que incluyen aplicativos financieros, de gestión comercial y compras, y programas para el control de la facturación y del almacén. Su objetivo es ayudar a las pymes a gestionar con eficiencia sus procesos financieros y administrativos ofreciendo soluciones innovadoras, diferentes y con valor añadido.
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Cristina Del Amowww.datisa.es